Erasmus gids voor studenten van het departement Elektrotechniek

Deze informatie is enkel geldig voor de masterstudenten "Electrotechniek (ICT)" en "Nanowetenschappen en nanotechnologie".
Andere masteropleidingen kunnen misschien dezelfde regels hanteren, maar voor de juiste informatie contacteer je best jouw coördinator of programmadirecteur.

1. Inleiding
2. De administratie
3. Het te doorlopen parcours
4. Inschrijving studieprogramma's en masterproef
5. Studieprogramma
6. Masterproef
7. Intensieve cursus (ATHENS)
8. Stage
9. Punten
10. Financiering
11. Andere mogelijkheden
12. Verslag
13. Laatste check van het dossier
14. Lijst van gastuniversiteiten
15. Voorbeelden

Links

• Internationalisering bij ESAT. Deze pagina bevat verwijzingingen naar de verschillende aspecten van internationalisering en de lijsten van contactpersonen.
• Erasmus pagina's van de faculteit. Deze webpagina is meer up-to-date wat betreft gastuniversiteiten, financiering, en andere mogelijkheden buiten Erasmus.
• K.U.Leuven ERASMUS pagina's. De algemene informatie die hier gegeven wordt is heel belangrijk; bijna altijd is ze meer up-to-date dan de informatie in de ESAT Erasmus gids. Het doel van de ESAT Erasmus gids is het beschrijven van de algemene principes, en het aangeven van de specifieke procedures voor het departement.
• SOCRATES is het actieprogramma van de Europese Gemeenschap op het gebied van onderwijs.
• ERASMUS is het onderdeel van SOCRATES dat zich bezig houdt met hoger onderwijs.

Inleiding

De faculteit Ingenieurswetenschappen heeft altijd een grote belangstelling aan de dag gelegd voor studentenmobiliteit. De buitenlandse studenten hebben de weg naar Leuven al gevonden hebben voor doctoraten; een steeds groter aantal komt naar Leuven voor masterproeven/projecten en het volgen van vakken.

Binnen een eengemaakt Europa wordt een vermelding van een buitenlands studie-ervaring op het curriculum vitae door de toekomstige werkgever als positief geëvalueerd.

Het is de bedoeling van deze eerste ERASMUS gids om voor onze eigen studenten de weg naar een buitenlandse universiteit iets gemakkelijker te maken en het nodige administratieve werk vlotter te laten verlopen.

Van studenten die naar het buitenland gaan voor universitaire studies wordt verwacht dat ze zelfstandig problemen kunnen oplossen in een niet-gekende omgeving, gebruik makend van een vreemde taal. Dit betekent dat van de student verwacht wordt zijn/haar buitenlandse universiteit en studieprogramma zelf te kiezen en in een overzichtelijk dossier te motiveren. Deze gids is zeker niet volledig en behandelt niet alle mogelijke gevallen, maar zal als steun dienen voor het op tijd plannen en afwerken van een ERASMUS aanvraag.

De administratie

De personen verantwoordelijk voor de ERASMUS administratie en hun hiermee verbonden opdracht:

• De facultaire ERASMUS-verantwoordelijke (Prof. Jean Berlamont) overkoepelt en bewaakt het geheel.
• Het facultair ERASMUS-secretariaat (Mevr. Anouck Brouwers) heeft alle nodige formulieren en finaliseert deze voor het voorleggen aan de faculteit. Het secretariaat bevindt zich op het gelijkvloers in het Arenbergkasteel.
• De departementele ERASMUS-coördinatoren (Prof. Bart Preneel en Prof. Ingrid Verbauwhede) beslissen over de formele juistheid van de aanvraag en geven advies aan de faculteit, in het ERASMUS secretariaat, door.
• De optiecoördinatoren voor de masterprogramma's beslissen over het door de student gekozen studieprogramma, tekenen bij akkoord het formulier met het voorlopig programma (academic responsible) en geven hun advies aan de programmadirecteur ter informatie door.
• De programmadirecteur: Prof. Bart Nauwelaers

  

Het te doorlopen parcours

In principe zijn er vier mogelijkheden om in het kader van een ERASMUS uitwisselingsprogramma als student universitaire studies in het buitenland te doen. Men kan als

1. ECTS student: 1 of 2 semesters aan een buitenlandse universiteit studeren (1 semester = 30 studiepunten),
2. masterproefstudent: in het buitenland zijn masterproef maken (minimum 3 maanden),
3. student een intensieve cursus gaan volgen (10 dagen),
4. student stage lopen, eventueel gevolgd door een masterproef in een buitenlands bedrijf.

Het statuut van ERASMUS student houdt in dat men zich inschrijft aan zijn thuisuniversiteit, en zonder bijkomende vergoeding een programma mag volgen aan een andere universiteit. Onder bepaalde voorwaarden stelt de EU beurzen ter beschikking die een gedeelte van de kosten voor deelname aan deze activiteiten vergoeden (zie financiering).

De eerste drie hoger vermelde mogelijkheden vallen onder ECTS-akkoorden die de K.U.Leuven afgesloten heeft met andere universiteiten. ECTS staat voor "European Community Course Credit Transfer System" en betekent dat de studiepunten van een cursus die met succes gevolgd werd aan een buitenlandse Europese universiteit integraal in de plaats komen van eenzelfde aantal studiepunten aan de thuisuniversiteit. Dit is ongetwijfeld het belangrijkste aspect van het ERASMUS statuut.

De eerste drie mogelijkheden zijn bedoeld voor de studenten op masterniveau. De stage (de laatst vermelde mogelijkheid) is voor studenten die het eerste masterjaar succesvol beëindigd hebben. In ons programma ligt het zwaartepunt van de specialiteitsopleiding in het eerste masterjaar, en is er een grote keuzevrijheid in het laatste jaar. Dit maakt het eenvoudiger om in het laatste jaar aan ERASMUS deel te nemen. Studenten uit het eerste masterjaar, die sterk gemotiveerd zijn, kunnen voor 2 semesters naar een beperkt aantal universiteiten (deze universiteiten worden geselecteerd door de coördinator op basis van strenge kwaliteitscriteria). De lijst vind je verderop. Op termijn zal het Erasmusprogramma vermoedelijk evolueren naar bidiplomering, waarbij je 1 jaar aan de K.U.Leuven studeert en 1 jaar aan een gastuniversiteit in het buitenland; dit vraagt echter een vrij complexe administratieve en organisatorische benadering.

Men kan niet zowel in het eerste als in het tweede masterjaar in het buitenland studeren (een intensieve cursus is wel cumuleerbaar).

De globale modaliteiten worden elk jaar toegelicht gedurende een info-avond van de K.U.Leuven, die plaatsvindt in november of december. De juiste datum en uur vind je terug op de Erasmus-pagina van de faculteit.

De hier nu volgende checklijst wil een overzicht geven van de activiteiten die nodig zijn om aan een ERASMUS programma deel te nemen.

• K.U.Leuven en FTW ERASMUS informatievergadering voor de studenten (optioneel).
  In de herfst vinden verschillende door de K.U.Leuven georganiseerde vergaderingen plaats. Hier zijn alle studenten uitgenodigd om nuttige vragen aan de ERASMUS administratie te stellen. Ook "oude" ERASMUS studenten zijn hier aanwezig om met hun ervaringen te helpen.
• De student contacteert een buitenlandse universiteit (bij voorkeur met de hulp van de ERASMUS-coördinator of een ZAP-er van het departement). Je mag slechts voor 1 universiteit een aanvraag indienen!
• Voor een masterproef moet eerst een K.U.Leuven-promotor gevonden worden, daarna gaat de student samen met zijn K.U.Leuven-promotor aan de buitenlandse universiteit een tweede promotor zoeken. De K.U.Leuven promotor tekent het aanvraagformulier als academisch verantwoordelijke.
• Voor studies aan een buitenlandse universiteit moet een programma door de student samengesteld worden dat equivalent is met het studieprogramma van de K.U.Leuven. Dit studieprogramma wordt door de optiecoördinator beoordeeld en kan door hem goedgekeurd worden.
• Administratieve stappen:
  • De student laat zijn aanvraagformulier handtekenen door de K.U.Leuven promotor of optiecoördinator, door de ERASMUS-coördinator (beiden tekenen op de achterkant van het formulier, onderaan rechts) en door de verantwoordelijke van de gastuniversiteit (achterkant formulier, onderaan links). De academische verantwoordelijke van de thuisuniversiteit is Prof. Bart Preneel; als adres neem je Kasteelpark Arenberg 10, B-3001 Leuven, Belgium. De gastuniversiteit moet samen met het formulier ook een transcript of records krijgen (je vorige studieresultaten). Dit transcript is te bekomen bij het facultair ERASMUS-secretariaat.
  • Indien het studieprogramma of masterproef door de academisch verantwoordelijke goedgekeurd is, brengt deze laatste de programmadirecteur op de hoogte.
  • De student dient ten laatste 3 maart 2008 zijn/haar originele aanvraag (application form en de bevestiging dat hij/zij de beurs zal opnemen) bij het ERASMUS secretariaat in en
  • kopie van het volledig dossier maakt de student aan de ERASMUS-coördinator over.
• Toekenning: Een eerste selectie gebeurt begin april door Bureau van de Faculteitsraad en de lijst wordt daarna doorgestuurd naar de Dienst Internationale Relaties. De definitieve beslissing wordt genomen na de deliberatie (begin juli). In principe komen enkel studenten die geslaagd zijn in de juni zittijd in aanmerking.
• Taalcursus: Tijdens de zomerperiode kan de student intensieve taalcursussen volgen aan de K.U.Leuven of aan de gastuniversiteit.
• De student schrijft zich normaal in aan de K.U.Leuven
• De student meldt zijn aankomstdatum aan de gastuniversiteit (rekening houdend met de planning van het academiejaar aan de gastuniversiteit).
• Bij aankomst moet de student een verblijfsvergunning bekomen, en zich (officieus) registreren bij de gastuniversiteit. Een bewijs van deze registratie moet naar de Dienst Internationale Relaties van de K.U.Leuven gestuurd worden.
• De student stuurt tijdens zijn verblijf in het buitenland minimaal elke maand een e-mail naar de ERASMUS-coördinator en zijn promotor om deze op de hoogte te houden van zijn activiteiten.
• Voor studieprogramma's:
  • Bij eventuele wijzigingen van het programma dient het dossier met akkoord van de ERASMUS-coördinator en de programmadirecteur aangepast te worden.
  • De wijzigingen kunnen binnen de eerste twee weken per e-mail besproken worden met de ERASMUS-coördinator en het dossier kan gefinaliseerd worden.

    

Inschrijving studieprogramma's en masterproef

Voor masterproeven en studieprogramma's moeten de studenten zich inschrijven voor 3 maart 2008, voorafgaand aan het academisch jaar waarin de activiteit plaats vindt. D.w.z. studenten die in het eerste masterjaar willen deelnemen, dienen dit aan te vragen in maart van derde bachelorjaar; wie in het tweede masterjaar wil deelnemen vraagt dit aan in maart van het eerste masterjaar. Het is van groot belang om tijdig aan de voorbereiding hiervan te beginnen (liefst in december, ten laatste begin februari), omdat het indienen van een aanvraag heel wat inhoudelijke en administratieve voorbereiding vergt.

Studieprogramma

Voor een studieprogramma zijn de volgende stappen nodig:

• Voor studenten in het derde bachelorjaar: een eerste belangrijke stap is een master te kiezen voor je studies; bij elke master hoort een coördinator die je advies kan geven over je programma.
• Een tweede stap is het selecteren van een of meerdere universiteiten (om financiering te krijgen is het noodzakelijk dat deze universiteit met de K.U.Leuven een samenwerkingsovereenkomst heeft afgesloten). De lijst van gastuniversiteiten waarmee een overeenkomst is afgesloten, is verderop beschikbaar. Bij je keuze kan je advies krijgen van de ESAT ERASMUS-coördinatoren en van de optiecoördinator van je specialiteit.
• Een derde stap is het contacteren van de ERASMUS-coördinator aan de gastuniversiteit om na te gaan wat de mogelijkheden en procedures zijn. Dit betekent dat je moet kiezen welke vakken je wil volgen aan de gastuniversiteit (in overleg met je optiecoördinator).
• Een vierde stap zijn de administratieve procedures. Deze stap kan heel wat tijd in beslag nemen (3 tot 6 weken). Voor de K.U.Leuven moeten de optiecoördinator en de programmadirecteur het gedetailleerd programma formeel goedkeuren. Vervolgens moet je een aanvraag (application form) indienen, die moet ondertekend worden door de ESAT ERASMUS-coördinator, de optiecoördinator en door de ERASMUS-coördinator van de gastuniversiteit. Deze omvat heel wat administratieve informatie nodig om officiële toestemming te krijgen van de gastuniversiteit en uiteindelijk een financiering.

Voor het opstellen van een studieprogramma is een dossier nodig met volgende componenten. Het moet ten laatste begin maart ingediend worden (met de nodige handtekeningen):

• ERASMUS aanvraagformulier (te bekomen bij het ERASMUS secretariaat)
• gedetailleerd studieprogramma met
• syllabi van de gekozen vakken
• naam van de docent
• ECTS studiepunten van de vakken
• tabelvormige lijst met de namen van alle vakken die in het bepaalde jaar aan de K.U.Leuven gegeven worden, hun ECTS studiepunten; de naam van de equivalente studievakken van de buitenlandse universiteit en ook de studiepunten.

Het studieprogramma voor een jaar moet minstens 60 studiepunten vertegenwoordigen (zie voorbeelden A1, A2 en A3).

Masterproef

Voor een masterproef zijn de volgende stappen nodig:

• Een eerste belangrijke stap is een onderwerp te kiezen voor je masterproef. Je hebt daarvoor ook een promotor aan de K.U.Leuven nodig. Elk ZAP-lid van het departement Elektrotechniek kan promotor zijn.
• Een tweede stap is het selecteren van een of meerdere universiteiten (zelfde criteria als voor een studieprogramma). Bij je keuze kan je advies krijgen van de ESAT ERASMUS-coördinatoren en van je promotor.
• Een derde stap is het contacteren van de ERASMUS-coördinator aan de gastuniversiteit om na te gaan wat de mogelijkheden en procedures zijn. Je moet ook een promotor zoeken aan de gastuniversiteit.
• Een vierde stap zijn de administratieve procedures. Deze zijn identiek aan de procedures voor een studieprogramma, maar de inhoudelijke goedkeuring komt van de promotor aan de K.U.Leuven en de programmadirecteur.

De masterproef moet in de buitenlandse universiteit en ook aan de K.U.Leuven voorgedragen en beoordeeld worden. Het departementssecretariaat (Mevr. Lut Vander Bracht verwittigt de student in het buitenland, wanneer de masterproef in Leuven voorgesteld moet worden. Het buitenlandse tijdschema gaat eventueel moeten aangepast worden.

Intensieve cursus (ATHENS)

Een intensieve cursus is een studieperiode van 10 dagen aan een buitenlandse universiteit die behoort tot het ATHENS netwerk. Een dergelijke cursus vervangt een keuzevak van 3 studiepunten (het aantal belastingsuren hangt af van de evaluatievorm). Vijf dagen worden voorzien voor een cursus over een gespecialiseerd technisch onderwerp, 2-3 dagen voor culturele activiteiten. De deelnemers zijn studenten uit verschillende universiteiten, de cursus wordt in het Engels gegeven. Er zijn twee periodes voorzien voor deze zogenaamde Europese Week, nl. een eerste periode in de derde week van november waarvoor voor oktober moet ingeschreven worden en een tweede in de 2de (of 3de) week van maart, waarvoor de inschrijvingen in januari gebeuren (deadline voor 2008: 18 januari 12:00). De onderwerpen in de verschillende universiteiten kunnen bekomen worden op het departementssecretariaat; zij worden ook per e-mail, via het www (

Stage

De stages worden voorbereid gedurende het tweede semester van het eerste masterjaar, met de hulp van een begeleider uit het academisch personeel. Het is de bedoeling kennis te maken met de activiteiten en de gang van zaken in een bedrijf en op die manier de student-ingenieur te laten proeven van de praktijk van zijn later beroep. Elk jaar zijn er enkele mogelijkheden voor stages in het buitenland en soms kan een dergelijke stage uitmonden in een masterproef dat uitgewerkt wordt gedurende het tweede masterjaar. De ESAT stage-coördinator (prof. Emmanuel Van Lil ) is verantwoordelijk voor praktische regelingen en informatie i.v.m. stages. De inhoud van de stage moet goedgekeurd worden door de optiecoördinator.

Punten

Studieprogramma's en masterproef

Alle punten die de student in het buitenland haalt, dient hij met de nodige documenten aan de ERASMUS-coördinator door te geven, die ze in een lijst verzamelt. Indien de lijst volledig is, maakt hij de lijst aan het ERASMUS-secretariaat over. Men verzamelt slechts de ECTS-punten en geen behaalde graden. Punten voor vakken worden niet vertaald naar ons systeem, en komen als dusdanig op het transcript of records (uitzondering: dit gebeurt wel als een student maar voor een deel van een academiejaar naar een andere universiteit gaat). Voor een masterproef gebeurt de beoordeling aan de K.U.Leuven in overleg met de gastuniversiteit. Dit houdt in dat de masterproef in de maand mei voorgesteld wordt aan promotoren en assessoren.

Intensieve cursussen

De hier behaalde punten dienen door de ERASMUS-coördinator omgerekend te worden volgens de aan de K.U.Leuven geldende regels.

Financiering (EU)

Erasmus beurzen worden toegekend door de K.U.Leuven aan studenten die naar een universiteit gaan in een ander land van de EU; dit kan enkel als er een bilaterale overeenkomst is afgesloten met deze universiteit. Het maximumbedrag in 2008 is 240 EUR/maand en 300 EUR installatiekosten; het juiste bedrag hangt af van het gezamenlijk belastbaar inkomen en van de locatie. Gedetailleerde informatie vind je op de K.U.Leuven Erasmus pagina's.

Voor deelname aan intensieve taalcursussen tijdens de zomer kan men een bijkomende toelage tot 100 Euro aanvragen.

Andere mogelijkheden

Zwitserland

Zwitserland heeft een specifieke overeenkomst (EPFL Lausanne en ETH Zürich); de student ontvangt een vast bedrag per jaar (in het academiejaar 1999-2000 was dit 1100 EUR).

Universiteit zonder overeenkomst

In zeer uitzonderlijke gevallen is het mogelijk dat studenten voor een masterproef naar een buitenlandse universiteit gaan die geen bilaterale overeenkomst heeft met de K.U.Leuven. Dit betekent dat geen ERASMUS statuut kan verleend worden en ook geen ERASMUS beurs wordt toegekend. Het is dan belangrijk duidelijke afspraken te maken over financiering (vanuit de gastuniversiteit of vanuit een onderzoeksgroep), verzekering, statuut, enz.

Wallonië

Het ERASMUS statuut kan enkel voor wie naar het buitenland gaat; om studenten toe te laten in Wallonië te studeren, zijn er nu ook akkoorden voor uitwisseling in het tweede jaar (2 semesters = 60 studiepunten) met UCL (Louvain-la-Neuve), de Universiteit van Luik en van Bergen. Op basis van de bestaande akkoorden krijg je dan een dubbel diploma (zogenaamde bidiplomering).

Universiteiten buiten Europa

In een aantal gevallen is het mogelijk om een studieverblijf (stage, masterproef) door te voeren in landen die buiten ERASMUS vallen zoals de VS en Canada. Het is dan belangrijk duidelijke afspraken te maken over financiering (vanuit de gastuniversiteit of vanuit een onderzoeksgroep), verzekering, statuut (inschrijvingsgeld), enz.

Ontwikkelingslanden

De VLIR en de IRO bieden beurzen aan voor studieverblijven in ontwikkelingslanden. Een essentiële voorwaarde is dat er een bestaande samenwerking is met de K.U.Leuven in het betrokken vakgebied. Voor meer details kan men de facultaire ERASMUS-coördinator contacteren. Zie ook Reisbeurzen voor studenten K.U.Leuven naar een ontwikkelingsland.

Verslag

Iedere ERASMUS student dient een verslag van een tweetal pagina's te schrijven over de volgende onderwerpen:

• vergelijking studies aan de K.U.Leuven met de studies aan de buitenlandse universiteit;
• technische en inhoudelijke beschrijving van de uitgevoerde studies;
• persoonlijke evaluatie.

Dit verslag moet voor de deliberatie aan de K.U.Leuven bij de ERASMUS-coördinator ingediend worden.

Laatste check van het dossier

Op het facultair ERASMUS secretariaat moeten de volgende formulieren ingediend worden (voor begin maart):

• volledig ingevuld en getekend (3 handtekeningen) ERASMUS aanvraagformulier, vergezeld van transcript of records,
• formulier waarbij de verbintenis bekrachtigd wordt.

Voor studieprogramma's moet de ESAT ERASMUS-coördinator naast een copie van de aanvraag bij het ERASMUS secretariaat de volgende documenten krijgen:

• volledig programma met ECTS punten
• vergelijking van de programma's
• syllabi van de gekozen vakken

  

Lijst van gastuniversiteiten (nog niet up to date - klik hier voor de status van november 2007)

Aanbevolen universiteiten:

• lijst van geselecteerde gastuniversiteiten voor het eerste masterjaar
• lijst van aanbevolen gastuniversiteiten voor het tweede masterjaar (universiteiten waarmee samenwerking bestaat op het vlak van onderzoek en onderwijs)

In uitzonderlijke omstandigheden kan je ook een universiteit bezoeken waarmee een ander departement in de faculteit of zelfs een andere faculteit een overeenkomst heeft:

• lijst van gastuniversiteiten waarmee op facultair niveau een overeenkomst bestaat
• lijst van gastuniversiteiten waarmee de K.U.Leuven een overeenkomst heeft (er is geen enkele waarborg dat je naar een universiteit van deze lijst kan gaan; in een groot aantal gevallen heeft deze universiteit zelfs geen faculteit ingenieurswetenschappen of engineering).

Voorbeelden

Programma met de ECTS punten

Vergelijking van de vakken met aangifte van de verschillen en overeenkomsten met het studieprogramma K.U.Leuven

Syllabi van al de vakken van de buitenlandse universiteit